Referat af stormøde i Mastodonterne
den 29. juni 2025 kl 14.00
Deltagere: Mastodonternes bestyrelse, ekstern ordstyrer, samt 99 eksisterende og tidligere medlemmer af Mastodonterne
1. Mødets formål og rammer
● Mødet var lukket for nuværende og tidligere medlemmer samt frivillige.
● En ekstern ordstyrer fastsatte spilleregler om bl.a. talerække, respektfuld tone, ingen personsager i plenum og forbud mod lyd-/videooptagelser.
2. Dagsorden
1. Status på ugens udvikling
2. Spørgsmål & reaktioner fra salen
3. Præsentation af digital whistleblowerordning
4. Information om ekstraordinær generalforsamling (GF) efter sommeren
5. Plan for aktiviteter hen over sommeren
3. Status‐oplæg fra bestyrelsen
● Mediedækning: Politiken offentliggjorde artikler om historiske oplevelser i foreningen; kommunen har anmodet om redegørelse og overvejer fortsat støtte og brug af lokaler (Masto Huset).
● Bestyrelsen har igangsat research + dialog med tidligere medlemmer og arbejder på redegørelsen.
● Etablering af digital whistleblowerordning og overordnet plan for de næste måneder er startet.
4. Ekstraordinær generalforsamling
● Afholdes ultimo september (efter sommerproduktion).
● Hele den nuværende bestyrelse stiller alle mandater til rådighed; alle poster er dermed på valg.
5. Centrale reaktioner og bekymringer fra deltagerne (anonymiseret)
● Flere efterlyste konkret tilbagemelding på allerede iværksatte tiltag og pointerede, at problemerne ikke er ophørt.
● Utryghed ved, at den siddende bestyrelse selv skal behandle både whistleblowerindberetninger og redegørelse; ønske om uvildig behandling og mulighed for, at den kommende bestyrelse får adgang til det samlede materiale.
● Forslag om et åbent, ansigt-til-ansigt møde med upartisk moderator, hvor alle kan dele oplevelser, og at konklusioner offentliggøres for medlemmerne.
● Ønske om inddragelse af tidligere medlemmer i en fremtidig whistleblowerenhed samt overvejelse af ekstern repræsentation i bestyrelsen – både som signal til medlemmer og kommune.
6. Foreslåede og planlagte tiltag
● Udarbejdelse af Code of Conduct, mulighed for intimkoordinator, udvidet tillidsperson-ordning, evaluering efter hver produktion, og obligatorisk lederkursus om forebyggelse af krænkelser.
7. Beslutninger og næste skridt
● Redegørelse: Bestyrelsen færdiggør skriftlig redegørelse til kommunen.
● Whistleblowerordning: Arbejdet fortsætter; bestyrelsen overvejer ekstern forvaltning eller med-forvaltning.
● Eksterne kræfter: Forslag om ekstern deltagelse i bestyrelsen og uafhængig behandling af indberetninger tages med til GF.
● Referat: Et overordnet, anonymiseret referat deles med alle medlemmer.
Opsummering
Stormødet blev afviklet under klare spilleregler med fokus på sikkerhed og respekt. Deltagerne udtrykte primært behov for transparens, uvildig håndtering af whistleblowerordningen, betydelig fornyelse af bestyrelsen og konkrete, forebyggende tiltag for fremtiden. Bestyrelsen anerkendte udfordringerne, fremlagde igangsatte initiativer og åbnede for, at kommende beslutninger træffes på den ekstraordinære generalforsamling.